E-Mail im Geschäftsalltag
Schon vor einiger Zeit hat in den Unternehmungen ein Wandel in der Art der Kommunikation stattgefunden. Wurden früher noch Memos, Kurznotizen oder Telefonnachrichten hinterlassen, werden heute ganz einfach E-Mails versendet. Schnell geschrieben, einfach verschickt und bequem am Computer, auf dem Handy oder dem Palm gelesen.
Doch ganz so einfach ist es nicht, welche Tücken verbergen sich hinter dem Kommunikationswunder und worauf achtet man heute zu wenig? Auf der einen Seite ist da mal der Punkt das man in E-Mails viel zu wenig auf die Rechtschreibung achtet, das nochmalige Durchlesen einer E-Mail Nachricht machen die wenigsten und so schleichen sich unnötig viele Fehler ein.
Doch woher kommt dieser unachtsame Umgang? Warum war ein Brief oder ein schriftliches Memo so viel wichtiger? Ganz einfach, ein Memo oder ein Brief wurde früher fein säuberlich abgelegt, es wurde aufbewahrt und vielleicht auch noch anderen gezeigt. Ein E-Mail gilt als unwichtig, nicht bindend oder wird häufig auch nicht aufbewahrt! EIN GROSSER FEHLER!
E-Mails im Geschäftsumfeld unterliegen der gleichen Aufbewahrungs- und Datenschutzpflicht wie Briefe und Memos. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass die Geschäftsleitung eines Unternehmens für die E-Mails verantwortlich ist, welche intern und extern versendet werden.
Ein weiteres Problem ist die Aufbewahrung von E-Mails selbst, wo soll man sie ablegen? Lokal auf dem PC? Auf dem Server, im E-Mail Programm oder Projekten zugewiesen? Wie finde ich die E-Mails anschliessend wieder und wie laufe ich nicht Gefahr das innert kürzester Zeit der IT-Administrator des Unternehmens im Office stehet und fordert, man solle doch bitte den Account und Posteingang wiedereinmal leeren. Ein weiters häufiges Problem bei der Ablage von E-Mails ist, das jeder sein eigenes System für die Ablage hat und so das Problem entsteht das wenn diese Person einmal nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, sein Nachfolger keine Chancen hat sich in den alten E-Mails zurecht zu finden.
Doch heute gibt es dafür Lösungen, wie z.B. die ZOË.box oder den ZOË.server der Firma ZOE-One GmbH aus der Schweiz. Dies sind in sich geschlossene Systeme welche einfach in das bestehende Netzwerk integriert werden und nach einer kurzen Einrichtungszeit alle interne wie externe E-Mail Post archivieren und nach Volltext indexieren.
Ein weiters Problem ist die Privatsphäre welche sich per E-Mail nur sehr schwer schützen lässt. Jede X beliebige Person welche Zugriff auf einen Mail Server hat, kann die Nachrichten welche über diesen geleitet werden lesen. Das SMTP Protokoll, welches für die Übermittlung von Nachrichten verwendet wird, lässt keinerlei Schutz zu. Da E-Mail Nachrichten nun auf dem Weg vom Absender zum Empfänger diverse Mail-Server durchlaufen wird die Wahrscheindlichkeit des unbefugten Zugriffes immer grösser.
Deshalb müssen heute E-Mails verschlüsselt werden, man benötigt persöndliche Zertifikate die aber jedes Jahr erneuert werden müssen. Dazu kommt auch noch das man eine Software für die Verschlüsselung braucht und bei vielen Systemen ist es sogar so das der Empfänger nochmals die gleiche Software benötigt.
Gerade der Punkt dass der Empfänger spezielle Software benötigt und man somit Gefahr läuft das man 2-4 verschiedene Systeme benötigt für den Kontakt mit den Kunden ist sehr hinderlich. Dafür gibt es aber Systeme wie z.B. ZOË.SEPPmail welches ein System ist das sehr einfach in ein bestehendes Netzwerk integriert werden kann.
Das System ist so entwickelt das der Empfäger keine spezielle Software benötigt sondern nur ein Passwort benötigt, welches er im E-Mail eingeben muss und dann wird ihm das E-Mail unverschlüsselt angezeigt.
Bewerkstelligt wird dies dadurch dass das E-Mail vom eigentlichen Empfänger im Moment der Passworteingabe an den SEPPmail Server zurück gesendet wird und darauf online Entschlüsselt wird. Anschliessend kann er das E-Mail unverschlüsselt im Outlook Format abspeichern.
Damit auch die Kommunikation auf dem Webserver sicher ist, stellt der SEPPmail Server die Kommunikation via HTTPS zur Verfügung.
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